Dokument prawny

Polityka Prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI I INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

SERWIS veribu.io

Wersja: 1.0 Data wejścia w życie: 20 maja 2026 r. Ostatnia aktualizacja: 20 maja 2026 r.

1. Wprowadzenie

Niniejszy dokument (dalej: „Polityka") opisuje sposób, w jaki Veribu sp. z o.o. przetwarza dane osobowe oraz inne dane w związku z prowadzeniem serwisu internetowego https://veribu.io (dalej: „Serwis").

Polityka realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: „RODO").

Polityka stanowi załącznik do Regulaminu Serwisu i powinna być czytana łącznie z nim.

2. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Veribu sp. z o.o. ul. Stroma 5, 62-040 Puszczykowo KRS: 0000627816 NIP: 7831744362 Adres e-mail kontaktowy w sprawach danych osobowych: rodo@veribu.io

Veribu nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Wszelkie sprawy dotyczące przetwarzania danych osobowych należy kierować na adres rodo@veribu.io.

3. Jakie dane przetwarzamy

W ramach Serwisu przetwarzamy następujące kategorie danych:

3.1. Dane konta i identyfikacyjne

  • adres e-mail i hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zahaszowanej — bcrypt),
  • imię i nazwisko lub nazwa firmy (jeśli zostały podane),
  • dane do faktury (firma, NIP, adres, kod pocztowy),
  • adres prowadzenia działalności i promień obsługi (address, postalCode, serviceRadiusKm),
  • plan abonamentowy i historia płatności,
  • saldo Kredytów.

3.2. Dane wprowadzane przez Klienta do formularzy analiz

  • dane finansowe firmy: przychody, koszty stałe i zmienne, wynagrodzenia, ZUS, leasing, czynsz, marża, podatki,
  • dane sprzedażowe i operacyjne: liczba klientów, średni paragon, sezonowość, struktura sprzedaży,
  • dane kadrowe (zagregowane): liczba pracowników, struktura zatrudnienia, koszty pracy,
  • dane lokalizacyjne (kod pocztowy, gmina, województwo),
  • dane operacyjne specyficzne dla branży (np. ADR, RevPAR, obłożenie pokojowe w hotelach; średnie naprawy w warsztatach; itp.),
  • dane klientów księgowego (dla planu ACCOUNTANT): firma, NIP, nazwa klienta, dane kontaktowe wprowadzone przez Klienta.

3.3. Dane wygenerowane przez Serwis

  • treści Analiz (raporty),
  • analizy trendów,
  • oceny i komentarze Klienta dotyczące Analiz (Rating),
  • historia korzystania z asystenta czatowego (zapytania i odpowiedzi).

3.4. Dane techniczne

  • adres IP,
  • typ przeglądarki, system operacyjny, rozdzielczość ekranu,
  • cookies sesyjne i analityczne (szczegóły w sekcji „Cookies"),
  • dzienniki dostępu (timestamps logowań, akcji w panelu).

3.5. Dane płatnicze

  • Veribu nie przechowuje danych kart płatniczych ani danych dostępu do rachunków bankowych.
  • Veribu otrzymuje od operatora Przelewy24 wyłącznie potwierdzenie transakcji, identyfikator zamówienia, kwotę i status. Dane karty są przetwarzane przez PayPro S.A. zgodnie z polityką tej firmy.

3.6. Dane uzyskane od osób trzecich

Veribu może uzyskać dodatkowe dane referencyjne dotyczące branż, lokalizacji i wynagrodzeń z publicznych źródeł (GUS Bank Danych Lokalnych, Eurostat) — są to dane nieidentyfikujące konkretnych Klientów.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Cel przetwarzaniaPodstawa prawna RODOOkres przechowywania
Założenie i prowadzenie Konta, świadczenie Usług, generowanie Analizart. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowyprzez czas obowiązywania umowy + 3 lata po jej rozwiązaniu
Realizacja płatności i wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowychart. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, ustawy podatkowe)przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku rozliczeniowego)
Wysyłka maili transakcyjnych (reset hasła, potwierdzenia płatności, zaproszenia w Programie poleceń)art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowydo czasu zakończenia świadczenia Usług
Rozpatrywanie reklamacjiart. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO3 lata od rozpatrzenia reklamacji
Analizowanie, modelowanie i agregowanie Danych Klienta w celu rozwoju Serwisu, kalibrowania benchmarków i ulepszania jakości Analizart. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora (rozwój i utrzymanie jakości usługi B2B); w odniesieniu do Danych Klienta jako danych przedsiębiorstwa — także zgoda z Regulaminuprzez czas obowiązywania umowy; dane zanonimizowane — bezterminowo
Udostępnianie zanonimizowanych i zagregowanych zestawień statystycznych partnerom biznesowymart. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora; dane zanonimizowane nie są danymi osobowymi w rozumieniu RODObezterminowo
Udostępnianie pełnych (nie-zanonimizowanych) danych instytucjom finansowym, partnerom doradczym i innym podmiotom trzecim w celu zaoferowania Klientowi usług pokrewnych lub realizacji projektów z partneramiart. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna, wyraźna zgoda Klienta wyrażona w odrębnym oświadczeniu (panel Klienta)do czasu wycofania zgody, nie dłużej niż 5 lat od jej udzielenia
Marketing usług własnych Veribuart. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratorado czasu wniesienia sprzeciwu
Marketing usług partnerów (jeśli za zgodą)art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgodado czasu wycofania zgody
Bezpieczeństwo Serwisu, wykrywanie nadużyć, ochrona przed atakamiart. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes12 miesięcy od zdarzenia
Dochodzenie i obrona roszczeńart. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interesprzez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat)

5. Zgody — dobrowolne i odwołalne

W Serwisie możesz wyrazić następujące odrębne, opcjonalne zgody:

  1. Zgoda na udostępnianie pełnych danych partnerom — zgoda na przekazywanie Twoich danych firmowych (nie tylko zanonimizowanych) do instytucji finansowych, doradczych i innych partnerów Veribu w celu przedstawienia Ci ofert usług pokrewnych. Brak udzielenia tej zgody nie ogranicza dostępu do Usług.
  2. Zgoda marketingowa e-mail — zgoda na otrzymywanie informacji handlowych od Veribu oraz, w zakresie wskazanym osobno, od partnerów Veribu.
  3. Zgoda na profilowanie marketingowe — zgoda na dopasowywanie propozycji usług na podstawie profilu Twojej aktywności w Serwisie.

Każdą zgodę możesz w każdej chwili wycofać poprzez panel Klienta (Moje konto → Zgody) lub wysyłając maila na adres rodo@veribu.io. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

6. Anonimizacja i agregacja danych

  1. Veribu prowadzi systematyczne procesy anonimizacji i agregacji Danych Klienta. Po przeprowadzeniu skutecznej anonimizacji dane przestają być danymi osobowymi w rozumieniu RODO i mogą być wykorzystywane bez ograniczeń wynikających z RODO.
  2. Anonimizacja w Veribu polega w szczególności na: usunięciu identyfikatorów konta i firmy, usunięciu nazwy firmy i NIP, zaokrąglaniu/przedziałach wartości finansowych do poziomu uniemożliwiającego identyfikację, grupowaniu danych geograficznych do poziomu województwa lub regionu, łączeniu z danymi co najmniej kilkudziesięciu innych Klientów w tej samej branży.
  3. Agregacja polega na łączeniu danych wielu Klientów w zestawienia statystyczne (np. mediana marży w branży X w województwie Y).
  4. Veribu zastrzega, że dane zanonimizowane i zagregowane mogą być wykorzystywane bezterminowo, również po rozwiązaniu umowy z Klientem, w tym do tworzenia benchmarków, raportów rynkowych, publikacji branżowych, oraz do trenowania własnych modeli analitycznych.

7. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

7.1. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Veribu (procesorzy)

Veribu zawiera umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) z następującymi podmiotami:

  • Anthropic, PBC (USA) — dostawca modeli językowych Claude wykorzystywanych do generowania Analiz i działania asystenta czatowego. Dane przekazywane do Anthropic obejmują treść Twoich formularzy i Analiz w niezbędnym zakresie.
  • PayPro S.A. (Polska) — operator Przelewy24, obsługa płatności.
  • Hetzner Online GmbH (Niemcy) — dostawca infrastruktury serwerowej, na której uruchomiona jest aplikacja i baza danych.
  • Dostawca SMTP (w zakresie wysyłki maili transakcyjnych) — patrz aktualny wykaz dostępny pod https://veribu.io/podwykonawcy.
  • Główny Urząd Statystyczny (GUS) — w zakresie pobierania publicznych danych referencyjnych (przepływ jednostronny, bez przekazywania danych Klienta).

7.2. Partnerzy Veribu

Dane mogą być przekazywane partnerom Veribu — w tym instytucjom finansowym, firmom leasingowym, ubezpieczycielom, firmom doradczym i innym partnerom — w zakresie i w sposób opisany w sekcji 4 i 5 niniejszej Polityki, tj.:

  • dane zanonimizowane / zagregowane — w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora, bez konieczności dodatkowej zgody,
  • dane pełne, umożliwiające identyfikację Klienta — wyłącznie po wyraźnej, dobrowolnej zgodzie Klienta (sekcja 5 ust. 1).

7.3. Organy publiczne

Veribu może być zobowiązane do przekazania danych organom państwowym (np. organy podatkowe, prokuratura, policja, Prezes UODO) na podstawie przepisów prawa.

7.4. Doradcy zewnętrzni Veribu

Kancelarie prawne, biuro rachunkowe, audytorzy — w zakresie niezbędnym do świadczenia usług na rzecz Veribu.

8. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

  1. Część przetwarzania danych odbywa się poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych Ameryki (Anthropic, PBC).
  2. Transfer danych do USA odbywa się na podstawie:
    1. decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności dla EU-US Data Privacy Framework (dla podmiotów certyfikowanych w tym programie); jeśli odbiorca nie jest certyfikowany w DPF — na podstawie
    2. standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, uzupełnionych w razie potrzeby o dodatkowe środki zabezpieczające zgodnie z wymogami orzeczenia Schrems II.
  3. Kopie zastosowanych klauzul i informacja o certyfikacji odbiorców jest dostępna na żądanie pod adresem rodo@veribu.io.

9. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

  1. Prawo dostępu do swoich danych (art. 15 RODO) — możesz uzyskać kopię swoich danych przetwarzanych przez Veribu.
  2. Prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO).
  3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO) — z zastrzeżeniem przepisów wymagających przechowywania danych (np. dane na fakturach przechowywane są przez okres wymagany przepisami podatkowymi).
  4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
  5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — w zakresie danych przetwarzanych w oparciu o zgodę lub umowę.
  6. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO), w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego.
  7. Prawo do wycofania zgody w każdej chwili (art. 7 ust. 3 RODO) — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.
  8. Prawo do niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO) — Veribu nie podejmuje wobec Klientów żadnych decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie. Treść Analizy ma charakter informacyjny i nie jest decyzją wywołującą skutki prawne wobec Klienta.
  9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl.

W celu realizacji praw napisz do nas na rodo@veribu.io — w treści wskaż swoje konto (adres e-mail) oraz prawo, z którego chcesz skorzystać. Odpowiedzi udzielamy w terminie do 30 dni od otrzymania kompletnego żądania (z możliwością przedłużenia do 90 dni w przypadkach złożonych — z uprzednim poinformowaniem).

10. Okres przechowywania danych

Szczegółowe okresy przechowywania znajdują się w tabeli w sekcji 4. Zasady ogólne:

  • Dane konta i historia Analiz — przez czas obowiązywania umowy + 3 lata po jej rozwiązaniu (na potrzeby dochodzenia/obrony roszczeń).
  • Dane na fakturach i w księgach rachunkowych — 5 lat od końca roku rozliczeniowego.
  • Dane zanonimizowane i zagregowane — bezterminowo.
  • Dane techniczne i logi bezpieczeństwa — do 12 miesięcy.
  • Dane przetwarzane na podstawie zgody — do wycofania zgody, nie dłużej jednak niż 5 lat od jej udzielenia, po czym zgoda jest weryfikowana lub dane usuwane.

10.1. Kopie zapasowe a usunięcie danych

Veribu wykonuje codzienne kopie zapasowe bazy danych z retencją do 30 dni. Kopie te są szyfrowane i niedostępne poza procedurą odtwarzania awaryjnego.

Konsekwencja: po realizacji prawa do bycia zapomnianym (art. 17 RODO) lub po usunięciu Konta na żądanie Klienta — Twoje dane są usuwane z aktywnej bazy danych zgodnie z procedurą opisaną wyżej, ale mogą pozostać w kopiach zapasowych przez okres do 30 dni, po czym kopie te są nadpisywane lub usuwane w normalnym cyklu retencji.

W tym czasie dane w kopiach zapasowych:

  • nie są dostępne dla pracowników Veribu w trybie operacyjnym,
  • nie są przetwarzane do żadnych celów,
  • nie są udostępniane podmiotom trzecim,
  • mogą zostać odczytane wyłącznie w przypadku awarii systemu wymagającej odtworzenia bazy.

Jeśli w okresie 30 dni nastąpi odtworzenie bazy z kopii zapasowej zawierającej Twoje dane — Veribu niezwłocznie po odtworzeniu uruchamia procedurę ponownego usunięcia tych danych. Ten kompromis jest akceptowany przez praktykę nadzorów (UODO, EROD) jako technicznie konieczny dla ciągłości działania.

11. Bezpieczeństwo danych

Veribu stosuje techniczne i organizacyjne środki ochrony danych adekwatne do ryzyka, w tym m.in.:

  • szyfrowanie haseł algorytmem bcrypt,
  • szyfrowanie wrażliwych sekretów (klucze API integracji) algorytmem AES-256-GCM w bazie danych,
  • transmisję danych między przeglądarką a serwerem w protokole HTTPS/TLS,
  • ograniczanie dostępu do bazy danych do uprawnionych osób (zasada wiedzy koniecznej),
  • regularne kopie zapasowe bazy danych,
  • monitorowanie logów dostępowych i wykrywanie nadużyć,
  • ograniczenia liczby prób logowania (rate limit),
  • weryfikację sygnatur webhooków płatniczych.

Mimo zastosowanych środków Veribu nie może zagwarantować absolutnej bezpieczeństwa przesyłania danych w sieci Internet. Klient korzysta z Serwisu na własne ryzyko technologiczne w zakresie wynikającym z natury sieci publicznej.

12. Pliki cookies i podobne technologie

  1. Serwis wykorzystuje pliki cookies:
    1. niezbędne — do działania Serwisu (sesja użytkownika, koszyk, preferencje) — nie wymagają zgody, podstawą jest niezbędność do świadczenia Usługi;
    2. analityczne — do liczenia ruchu i analizy zachowań w Serwisie (np. Plausible/Matomo lub inne narzędzia analityczne wskazane w bannerze cookies) — wymagają zgody;
    3. marketingowe — do remarketingu i dopasowywania reklam — wymagają zgody.
  2. Klient zarządza zgodami na cookies w bannerze cookies wyświetlanym przy pierwszej wizycie oraz w panelu ustawień prywatności.
  3. Klient może w każdej chwili usunąć cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Usunięcie cookies niezbędnych może uniemożliwić poprawne działanie Serwisu.

13. Dane Klientów Klienta (plan ACCOUNTANT)

  1. W ramach planu ACCOUNTANT Klient (biuro rachunkowe lub doradca) wprowadza do Serwisu dane dotyczące własnych klientów (AccountantClient).
  2. W stosunku do danych klientów Klienta — Klient (biuro/doradca) jest administratorem danych, a Veribu występuje wyłącznie jako podmiot przetwarzający te dane na zlecenie Klienta.
  3. Zasady powierzenia przetwarzania określa odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) zawierana z Klientem w momencie aktywacji planu ACCOUNTANT (lub w postaci załącznika do Regulaminu, dostępnego pod https://veribu.io/dpa).
  4. Klient odpowiada za to, aby posiadał odpowiednią podstawę prawną do przekazania danych swoich klientów do Veribu (umowa, zgoda, prawnie uzasadniony interes).

14. Zmiany Polityki

  1. Veribu zastrzega prawo do zmiany Polityki w celu odzwierciedlenia zmian prawnych, technologicznych lub organizacyjnych.
  2. O istotnych zmianach Polityki informujemy Klientów drogą e-mailową na adres przypisany do Konta oraz poprzez komunikat w Serwisie — z 14-dniowym wyprzedzeniem.
  3. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod adresem https://veribu.io/polityka-prywatnosci. Historia wersji jest udostępniana na żądanie.

15. Słowniczek

  • RODO / GDPR — rozporządzenie 2016/679, ogólne rozporządzenie o ochronie danych.
  • Dane osobowe — informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Dane jednoosobowej działalności gospodarczej i dane reprezentantów spółek są danymi osobowymi.
  • Administrator — podmiot decydujący o celach i sposobach przetwarzania danych.
  • Procesor — podmiot przetwarzający dane na zlecenie administratora.
  • Anonimizacja — proces, w wyniku którego nie można już zidentyfikować osoby fizycznej. Dane zanonimizowane nie podlegają RODO.
  • Pseudonimizacja — usunięcie bezpośrednich identyfikatorów, lecz nadal pozostawiające możliwość ponownej identyfikacji. Dane spseudonimizowane nadal podlegają RODO.
  • EOG — Europejski Obszar Gospodarczy.

Veribu sp. z o.o. ul. Stroma 5, 62-040 Puszczykowo KRS 0000627816, NIP 7831744362 rodo@veribu.io

Wersja Polityki: 1.0 z dnia 20 maja 2026 r.